Surfea las interrupciones: organízate con elegancia. ⏳⏱️
“Ignorar lo inesperado, aún si fuera posible, sería vivir sin las oportunidades, la espontaneidad y los valiosos momentos de los que está hecha la vida”. Stephen Covey.
Hace tiempo que la extensión de nuestros trabajos ya no tiene límites definidos. Antiguamente, el trabajo era claro, incluso se podía ver, sabías cuándo terminaba, hoy, gran parte de nuestras labores carecen de límites, éstas se mezclan incluso con el ámbito personal, con nuestras vacaciones, sin mencionar que cambian mucho en las arenas movedizas de un mundo 24-7 que no deja de transformarse con rapidez.
Vivimos en un estado de metamorfosis ocupacional constante que, desafortunadamente, genera estrés y otros desórdenes en nuestras vidas. Pocos hacemos solo aquello para lo que fuimos contratados. ¿Qué pasaría en tu rendimiento y en tu vida si pudieras dedicar el cien por ciento de tu atención a lo que quieres y debes lograr, sin afectaciones ni distracciones?
Es común que no terminemos nuestras tareas, es común que tengamos distracciones que atrapen nuestra atención y nos alejen de lo que realmente debemos lograr, es también común que nos sintamos agobiados por la nueva y trastocada agenda que tenemos enfrente y que no pudo avanzar ayer porque nos faltó tiempo o nos sobraron tareas, sobre todo las derivadas de encargos que aparecieron de último momento, ¿cómo salir de ahí?
Enfoca tres cosas:
Prioriza: decide anticipadamente los resultados que quieres para que tengas claro cada vez que lo que vas a hacer es lo que debes hacer; evita estar en todo y concéntrate en lo valioso, en lo que multiplica, como decía Peter Drucker, no hay nada peor que hacer muy bien algo que no tenía por qué hacerse. Teniendo claro lo que debes lograr, usa el simple código ABC que hace muchos años Stephen Covey propuso: en tu lista de tareas, marca con una A las que deben suceder hoy, con una B las que podrían ser mañana y con una C las que pueden ser después, poco a poco notarás que estas últimas, si no suceden, no pasa nada, y curiosamente son con frecuencia las que tendemos a hacer primero; enfoca la mayor parte de tu tiempo en las tareas A y procura que sucedan antes del medio día, recuerda, tu mente opera mejor por las mañanas.
Anota: escribe tus compromisos y mantenlos a la vista, usa herramientas digitales no solo para que te sea fácil la captura sino, especialmente, la consulta. Saca el estatus de tu cabeza, mantén tu mente despejada para que pueda enfocar lo importante, lo estratégico, lo desafiante, no lo repetitivo; como dice David Allen en su libro Organízate con Eficacia: “no hay razón para pensar dos veces lo mismo, de forma parecida a la memoria RAM de una computadora, tu mente consciente es un instrumento para concentrarse en la información, no para almacenarla” (2017:55), la mayoría de las personas vamos por la vida con nuestra RAM a punto de reventar, lo que evidentemente nos distrae de lo importante. Crea un sistema de organización simple: hazte de una bandeja de entrada para tener a la vista tus asuntos importantes, una agenda para gestionar su avance, listas de verificación (checklists) para mantener en control tus procesos críticos, un espacio de archivo donde almacenes recursos que quieras consultar después, un correo electrónico organizado, un bote de basura grande, físico y digital, para que depures constantemente todo y, muy importante, múltiples recordatorios, no solo no debes confiar en la capacidad de tu prodigiosa mente para poner frente a ti tus tareas importantes, debes también auxiliarte de alertas que te recuerden lo que debes hacer, una cosa es anotar que debes llevar vino a casa, otra muy diferente es que aún estando en la tienda te acuerdes.
Surfea: acepta que habrá interrupciones, bomberazos y nuevas tareas. Difícilmente mantendrás tu ritmo de trabajo sin que una llamada, mensaje o interrupción lo altere, considéralo normal. No es pensar qué pasará si un imponderable se presenta sino qué harás cuando inevitablemente lo haga. Considera decir no: conforme avanzas en tu carrera debe ser más común, hay que aprender a decir no más deprisa y para más cosas, pero antes recurre a tus prioridades y a tu sistema de organización para confirmar si el nuevo requerimiento contribuye a los resultados que buscas o si al menos no los afecta o retrasa, a veces las desviaciones llevan a mejores destinos que los planeados. Decide si dedicarás tu atención al imponderable, si lo delegarás o si lo dejarás pasar, clarifícalo siempre, tu mente seguirá dándole vueltas a cualquier cosa que esté en un estado de indecisión y eso consumirá tu energía y te hará sentir mal. Siempre habrá una parte de tu trabajo que no será tan obvia en la planeación, muchas cosas aparecerán de pronto, pero como dice Allen (2017:247) “si te dejas llevar por la urgencia del momento, sin estar cómodo con aquello que dejas de hacer, el resultado será la frustración y la ansiedad (…), si sabes lo que estás haciendo y lo que no, las sorpresas no serán más que otra oportunidad para ser creativo”, para Allen: “no hay interrupciones, solo hay entradas mal gestionadas” (2017:248), surfea entre lo que te lanza la vida y lo que habías planeado, entre lo que haces y lo que dejas de hacer. La clave es que te mantengas la mayor parte del tiempo en control de tu agenda, asegurando que la actividad en turno, sea planeada o emergente, prometa los resultados que esperas. Siempre habrá nuevas circunstancias que alteren tu agenda, el terreno nunca será como el mapa que trazaste, acéptalo.
Tu crecimiento no se dará en un mundo predeterminado, comienza a ver positivamente lo nuevo e inesperado que tu vida profesional y personal te ponga enfrente cada día. En adelante, para ti será una ventaja enfrentar proactivamente las sorpresas, acéptalas y surféalas, pero no te acostumbres, ten claros los resultados que quieres lograr, define lo que hay que hacer y prioriza, crea un sistema de organización que despeja tu mente y baje el status al papel o la pantalla, si tus tareas no están siendo gestionadas en un sistema externo, entonces habitan en tu mente y eso te va a costar, y te va a doler. Crea un sistema simple, una mente extendida que se comunique efectivamente con tu yo del futuro y le anticipe lo que hay que hacer, que le ayude a surfear las constantes desviacio nes y lo mantenga enfocado en lo que importa.
“El caos no es el problema; el verdadero juego consiste en cuánto se tarda en encontrar la coherencia”. Doc Childre
Evita la molesta sensación de no estar trabajando en lo que deberías, de no tener tiempo para las actividades esenciales y de estar dejando pasar la oportunidad de hacer algo significativo. Como dice Allen “estar organizado significa sencillamente que el lugar que algo ocupa corresponde con el significado que eso tiene para ti” (2017:71).
Tu tiempo es valioso, si pones algo en tu agenda, debe ser importante, y debe ser hecho.
Organízate con Maestría.
Fe y oficio.
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