¿Qué tal si te digo que hay algo que suele ser aburrido y suele incluso darle vergüenza a los profesionales pero que puede mejorar drásticamente tus resultados incluso sin tener que aumentar tus habilidades?

Ante cualquier situación profesional dada: ¿cómo puedes estar seguro de que cuentas el conocimiento adecuado? y, de comprobar tenerlo, ¿cómo puedes estar seguro de que lo aplicas correctamente?

La gente no necesariamente dejamos de hacer las cosas por pereza o falta de entendimiento o de recursos o de voluntad, suele ser algo más simple que eso.

Según el reconocido cirujano Atul Gawande, en su libro The Checklist Manifesto (2010:35), nos enfrentamos todo el tiempo a dificultades como la falibilidad de nuestra memoria, la falta de atención y la tendencia a saltarnos los pasos. Nuestra memoria es defectuosa y nos hace olvidar cosas, incluso las más importantes; la distracción puede ser un peligro, ya sea al cocinar o al conducir un auto, y la inclinación a saltar pasos es, bueno, algo natural sobre todo porque lo vemos como una ventaja, aunque no siempre es así.

¿Cómo fallar menos, ser menos distraído e indisciplinado? Haz listas de verificación.

Una checklist o lista de verificación hace explícitos los pasos de algo que te importa hacer, te los recuerda todo el tiempo y en la secuencia correcta. El enorme poder de las listas es equivalente a su enorme simplicidad, quizá esa sea la razón por la cual no las hacemos con frecuencia, son tan simples que parecen un insulto a nuestra inteligencia; anotar y repasar lo mismo todo el tiempo no se percibe de gente profesional, lo aburrido de repetir guiones cada vez no parece a la altura de nuestra creatividad, pero no te dejes engañar: una lista saca las rutinas de tu cerebro y lo libera para crear cosas valiosas al tiempo que pone la agenda frente a ti y, cuando se trata de equipos, permite que todos estemos en la misma página, sobre todo en situaciones críticas.

Para Gawande, salvar a un paciente requiere de decenas de personas realizando decenas de pasos difíciles en la secuencia correcta, “el acertijo de la atención médica moderna”, dice él “es salvar a un paciente con el conocimiento correcto y asegurando que las 178 tareas diarias se hagan correctamente” (2010:28). En una reunión en Ginebra en 2008, varios cirujanos, entre ellos Gawande, acordaron probar una lista de verificación de cirugía de solo dos minutos y diecinueve pasos en ocho hospitales piloto en países distintos, incluyeron tres puntos de pausa[1]: antes de suministrar anestesia al paciente, antes de la incisión, y al final de la operación antes de salir del quirófano, según Gawande (2010:154) la tasa de complicaciones con pacientes quirúrgicos se redujo en un 36 por ciento y las muertes en un 47.

Los aviones han chocado con aves miles de veces, pero en aquel vuelo 1549 de US Airways que afortunadamente acuatizó en el Hudson, al menos tres gansos canadienses entraron a sus motores y los dañaron, el capitán Sully, como se le llama, buscaba donde bajar mientras su co-piloto se aseguraba de que el avión estuviera bien configurado para ello y las tres asistentes de vuelo instaban a los pasajeros a seguir los protocolos; luego de lograr al acuatizar, los cinco sacaron a todos los pasajeros de un avión que, además, podría hundirse en tres minutos en el agua fría y por ende mortal, el capitán aún tuvo tiempo para asegurarse de que nadie había sido olvidado. Desde luego la suerte jugó un papel importante, el incidente ocurrió de día y había muchos barcos cerca para un rescate rápido, pero la tripulación demostró enorme capacidad para adherirse a sus listas de procedimientos cuando más importaba, así consiguieron mantener la calma bajo presión y reconocer dónde improvisar y dónde no. Los pilotos recurren siempre a sus listas de verificación, se les capacita para hacerlo, aprenden que su memoria y juicio no son confiables y que su vida depende de que reconozcan ese hecho.

Antes de la segunda guerra mundial, en 1935, el ejército de Estados Unidos organizó una competencia entre los fabricantes de aviones Boeing y Douglas, Boeing presentó uno más grande que transportaba cinco veces más bombas de las requeridas, volaba más rápido y el doble de lejos, pero explotó, una investigación reveló que el accidente se debió a un error del piloto. El ejército declaró ganador al diseño más pequeño de Douglas pero aún así adquirió algunos aviones de Boeing para hacer algunas pruebas; un grupo de pilotos creó una lista de verificación breve que cabía en una tarjeta con los pasos para el despegue, el vuelo y el aterrizaje, con ella, los pilotos pudieron volar sin accidentes y el ejército obtuvo una ventaja decisiva en la Segunda Guerra Mundial con su devastadora campaña de bombardeos en la Alemania nazi. Para Gawande (2010:34) a veces nos convertimos “en un avión demasiado grande (y) creemos que nuestros trabajos son demasiado complicados para reducirlos a una lista de verificación”.

Haz listas. Haz que sean:

• Elementales: enfoca lo básico-básico.

• Verificables: haz que cada punto sea evidenciable, pruébalas en el contexto real.

• Simples: destila la información esencial, ve al grano, usa el lenguaje de tu profesión o del contexto, resalta los pasos importantes e incluye los pasos asesinos, esos que se tornan letales si se omiten; idealmente, logra que tu lista quepa en una sola página o tarjeta, encuentra un balance: si quitas demasiado quizá no haya suficiente control pero si no te enfocas en lo elemental la lista podría alargarse y ser poco práctica.

• A la vista: somos expertos en lo que hacemos y creemos que todo lo tenemos bajo control siempre, pero en esa vulnerable confianza es donde todo puede caerse; nunca dejará de sorprenderte la frecuencia con la que la gente omitimos cosas clave todo el tiempo,

• Actualizables: da revisiones frecuentes y refina tu lista sobre la marcha, pide a tu equipo que aporte ideas.

• Repásalas: haz teambriefings, revisiones rápidas antes de comenzar un proceso, visualiza inconvenientes e inquietudes, que tu equipo hable. Una lista de verificación es una herramienta de organización pero, sobre todo, de comunicación, es un guión para actuar de forma sincronizada.

Trágate el ego y pon las tareas críticas repetitivas en una lista y repásala siempre, no es el status de actividades, eso va en tu agenda, en un tablero o una app (Slack es genial), no, las listas sintetizan cómo hacer algo que nos importa mucho que se haga, así, si no estás tú, el experto con todo el know how, todo seguirá adelante y nada importante se pasará ​​por alto. No dejes que la sabiduría de tu compañía dependa de un solo individuo, incluyéndote.

Una de las máximas en los negocios en el ámbito comercial es ubicación, ubicación y ubicación, quizá en el ámbito de la productividad sea comprobar, comprobar y comprobar; suena aburrido, suena avergonzante para los expertos que lo dominan todo desde su mente prodigiosa, pero nada te hará avanzar más que codificar tu comprensión y la de todo tu equipo en simples listas de verificación dispuestas siempre a la vista. La primera vez se ralentizará tu equipo y habrá resistencia, pero valdrá la pena. Un especialista en cuidados intensivos del célebre Hospital Johns Hopkins, Peter Pronovost, decidió instaurar una lista de verificación entre sus destacados doctores, desde luego parecía una tontería sino un sacrilegio, no obstante, la tasa de infecciones en su unidad, según Gawande (2010:38) pasó del 11 al cero por ciento y al final calcularon que esa simple lista había evitado 43 infecciones, ocho muertes y había ahorrado dos millones de dólares en 15 meses.

Decidir cuándo seguir el propio juicio y cuándo el procedimiento es fundamental para hacer bien cualquier trabajo, siempre requerirás de una combinación aparentemente contradictoria de libertad y disciplina, desde luego debe haber espacio para el juicio, pero a partir de un juego básico de controles que haga que las cosas estúpidas pero críticas no se pasen por alto. Las listas de verificación son para asegurar que hagamos bien los curiosos pero vitales pequeños detalles.

Somos inconstantes por naturaleza, no estamos hechos para la disciplina, estamos hechos para la novedad y la emoción. Disciplínate de forma simple, haz listas de verificación, domínalas con Maestría.

[1] En la aviación, se le llama así cuando el equipo se detiene para realizar una serie de controles antes de continuar con el proceso.

Fe y oficio.

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